Conventions à la vitesse de la lumière: ce que les hackers peuvent apprendre des fans de SF
Auteur : Eric S. Raymond

Traducteur : Étienne Cliquet
2000, traduit en mars 2014


Essai publié sous le titre « Conventions at Light Speed: What Hackers Can Learn From SF Fandom » sur le site d'Eric S. Raymond dans sa première version (1.0) le 28 octobre 1998. Copyright © 2000 Eric S. Raymond

Table des matières

Introduction
Objectif de ce document
Versions de ce document
Commentaires et corrections
Façonner l'espace social
Ayez un point d'activité en journée
Prévoyez un coin convivial la nuit
La signalétique, la signalétique, partout les signalétique
Programmer sans bugs
Recrutez des bénévoles
Moniteurs de salle et auxiliaires
Prévoyez une loge
Utilisez des badges
Faites les annonces la veille
Communications de pair à pair
Prévoyez un « tableau vaudou »
Prévoyez un mur de graffiti
Les gommettes de reconnaissance
Le travail en équipe
Le comité de la convention
Le président de la convention
Le vice-président de la convention
Le chef de la programmation
Le chef des opérations
La liaison avec l'hôtellerie
Le responsable des ventes
Le personnel principal
Conclusion: le faire avec style

Introduction

Objectif de ce document

À l'époque où je suis allé à ma première conventions Linux en mai 1997, j'avais déjà participé à de nombreuses conventions de science-fiction pendant une vingtaine d'années. Je me suis immédiatement aperçu que les personnes qui organisent et assistent aux conventions Linux sont très proches des fans de science-fiction ; ils partagent les mêmes intérêts, les mêmes forces et les mêmes faiblesses aussi.

J'ai remarqué que les rencontres hackers sont, disons, primitives au regard du standard des conventions de SF. Les fans de SF ont une tradition de convention amateur vieille de soixante ans ; ils en ont oubliés plus que ce que les hackers ont encore à apprendre.

Dans ce document, j'ai essayé d'adapter et de résumer quelques unes des techniques à l'usage de personnes impliquées dans les rassemblements Linux et open-source.

Versions de ce document

Ce document sera mis à jour au fur et à mesure des idées qui me viennent à l'esprit (le plus difficile n'est pas de les coucher par écrit mais de me souvenir de ce que j'ai intégré inconsciemment depuis de nombreuses années).

Commentaires et corrections

Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de ce document, n'hésitez pas à écrire à Eric S. Raymond. J'accueille volontiers les critiques et les suggestions. Si vous décelez une erreur dans ce document, merci de me l'informer pour la corriger sur la prochaine version. Merci.

NdT : j'invite ici le lecteur à se rendre sur la page du texte original de l'auteur.


Façonner l'espace social

La programmation informatique pousse les gens à venir aux conventions techniques mais les interactions les plus importantes sont les plus spontanées. Vous avez en présence des gens ayant les mêmes affinités qui rentrent en collision les uns avec les autres. Plus les participants en font l'expérience, plus les interactions seront riches.

La meilleure façon d'encourager ces interactions est de créer un espace social où les gens gravitent quand ils n'ont rien d'autre à faire. Voici deux techniques :

Ayez un point d'activité en journée

Autant que possible, essayez d'organiser l'aménagement physique de votre convention de sorte que les participants soient plus ou moins obligés de traverser le même lieu de passage entre la zone d'affichage du programme, l'étage principal des activités et leurs chambres d'hôtel. Idéalement, ce lieu de passage permet de s'assoir et de grignoter à proximité.

Ce que vous essayez de faire est une endroit confortable pour patienter entre les événements et favoriser ainsi les rencontres et les conversations.

Prévoyez un coin convivial la nuit

La plus grosse erreur des organisateurs de conventions techniques, c'est d'échouer à promouvoir les rencontres en dehors des horaires. Si tout le monde se disperse après le dîner par manque d'espace où se poser, c'est non seulement un pêché mais aussi du gaspillage. N'importe quel fan de SF sait à quel point les trucs les plus intéressants ont lieu entre 21h et 2-3h du matin.

La façon de remédier à cela est d'avoir ce que les fans de SF appellent une « con suite » —— une suite ou une salle publique ouverte un peu avant la fin de la dernière rencontre de la journée jusqu'à la reprise du planning le lendemain matin. Dans certains conventions de SF, cet espace ne ferme jamais.

La suite dispose d'un bon nombre de places pour s'assoir. Il est recommandé d'y prévoir des sodas et de quoi grignoter, éventuellement de la bière. Vous aurez besoin d'une à deux personnes pour s'en occuper un minimum: remplir les bols d'apéritifs et nettoyer de temps en temps.

La signalétique, la signalétique, partout la signalétique

Les panneaux signalétiques sont bien plus importants que les gens ne l'imaginent. Votre événement tombera à l'eau si les participants et les organisateurs ne savent pas où trouver les choses. C'est aussi très important d'aider les participants à se faire une carte mentale de ce qui est où et quoi (parmi d'autres choses encore) en leur indiquant les endroits phares.

Chaque salle de la convention devrait afficher une liste des événements y afférents. Les endroits clés comme la suite, la salle des opérations, la loge devraient être clairement signalés. Il est bienvenu d'afficher également un plan de l'étage et des espaces publics à proximité du bureau des inscriptions. Des flèches peuvent être disposées au croisement des couloirs pour s'orienter au mieux.

Une bonne signalétique réduit au fur et à mesure le coût du stress à courir d'un événement à l'autre. C'est si important qu'une personne devrait être dédiée à la signalétique avant la convention —— prospecter les lieux à l'avance, concevoir la signalétique et vérifier qu'elle est en place avant que la convention ne démarre.


Programmer sans bugs

Il y a beaucoup de choses que les fans de SF ont appris pour faire tourner la programmation d'une convention tranquillement. En voici quelques uns:

Recrutez des bénévoles

Pour réduire la charge de travail du personnel principal de la convention, recrutez des bénévoles. Demandez aux participants de faire en sorte que la convention marche bien. Prévoyez une feuille d'inscription et un responsable des bénévoles pour gérer les heures de travail de chacun d'eux. Voici quelques services que peuvent rendre les bénévoles:

  • Gérer le montage/démontage
  • Déplacer le matériel audio-visuel
  • Porter les messages
  • Imprimer les trucs
  • Aller chercher les fournitures de bureau et la nourriture
  • Courir après le conférencier manquant
  • Tenir le bureau d'inscription
Vous pouvez recruter des bénévoles par le biais d'un appel dans le programme papier. Annoncez le également sur votre site Web (et les récompenses avec) et vous aurez rapidement des candidats. Voici quelques idées de compensations:
  • Un remboursement partiel ou total sur le coût d'inscription des événements au prorata des heures effectuées
  • Un T-shirt de la convention, avec l'inscription « bénévole » ou « personnel principal » (indisponibles aux participants).
  • Une admission au lieu de ravitaillement des bénévoles, avec de quoi manger et faire une sieste.

Ces petits bénéfices peuvent avoir un fort attrait pour des étudiants fauchés. C'est un marché gagnant-gagnant; ils obtiennent un accès moins cher aux conférences et se réchauffent en faisant des tâches répétitives.

En général, si le personnel principal doit faire beaucoup en plus de prendre des décisions et s'occuper des bénévoles, c'est qu'il travaille trop.

Moniteurs de salle et auxiliaires

Chaque événement de la programmation a besoin d'un moniteur de salle. Le rôle du moniteur de salle consiste à vérifier que le matériel audio-visuel est en place, acheminer les messages entre les intervenants et le personnel principal, et prévenir l'intervenant cinq minutes avant la fin de son intervention.

Typiquement, vous disposez de deux moniteurs de salle en alternance. Pendant que l'un d'entre eux assiste l'intervenant en cours, l'autre attend dans la loge pour le prochain.

Vous avez besoin également d'auxiliaires. Un auxiliaire sert de médiateur sans être assigné à un espace en particulier. Les moniteurs de salle peuvent être des bénévoles mais les auxiliaires font partie de l'équipe principale avec un pouvoir de décision. Donnez leur un récepteur radio en liaison avec la salle des opérations.

Prévoyez une loge

Dans les conventions de SF, il est courant d'avoir une loge dans laquelle les intervenants peuvent transiter (le terme est emprunté au monde du spectacle, la loge étant l'espace où se préparent les acteurs avant de monter en scène).

La loge est pourvue en eau, de quoi grignoter et des places pour s'assoir. Mais la loge est plus qu'un service aux intervenants; c'est aussi un moyen de garder le contrôle sur eux. Vos intervenants sont invités à s'inscrire 10 à 15 minutes avant leurs présentations. Ils y sont attendus par le moniteur de salle qui les escortera jusqu'au lieu de la rencontre.

Si vous gérez convenablement la loge et les moniteurs de salle, vous allez vous apercevoir combien vous éviterez les retards sur votre programme, un lieu-commun des conventions techniques. Et cela n'arrive jamais dans les conventions de science-fiction.

Utilisez des badges

Trouver les gens dont on ne connait pas le visage fait perdre beaucoup de temps. Souvent pour l'équipe organisatrice ce sont les personnes de certaines catégories comme le personnel principal, les bénévoles, les intervenants, les personnes de la presse, les représentants commerciaux.

Les fans de SF règlent ce problème avec les badges à ruban —— une couleur pour le personnel principal, une couleur pour les bénévoles, une autre pour la presse, etc. Il devient ainsi facile de scanner une pièce pour localiser rapidement (par exemple) le personnel principal.

Faites les annonces la veille

Anticipez la panique de dernière minute. Cela arrive toujours même si vous avez planifié tout le reste. Faites les annonces la veille. Calculez le nombre de jours dont vous avez besoin et donnez-vous en un de plus.

En faisant cela, vous aurez le temps d'imprimer les programmes, d'afficher la signalétique et toutes ces petites choses dont vous n'avez pas estimé le temps à y consacrer. Vous passerez une bonne nuit avant le début de la convention —— c'est important.


Communications de pair à pair

Trouver des personnes dont vous ne connaissez pas le visage est aussi un problème pour les participants. Voici quelques astuces pour y remédier en favorisant en même temps les autres modes de communication de pair à pair.

Prévoyez un « tableau vaudou »

Un « tableau vaudou » sert à déposer des messages aux autres participants. C'est un grand panneau en liège recouvert d'une liste imprimée de tous les participants pré-enregistrés, avec leur nom et une case à cocher. À coté du panneau, placez une petite table munie d'une boîte de punaises, un casier alphabétique, quelques stylos à bille et un bloc-mémo.

Des instructions à coté du panneau en indiquent le fonctionnement. Quand un participant arrive, il/elle coche la case à coté de son nom.

Pour écrire un message, écrivez le sur une fiche (bloc-mémo) et déposez le dans le casier alphabétique à l'initiale du nom de famille du destinataire. Puis plantez une punaise à coté de son nom sur le panneau.

Pour relever vos messages, vérifiez si une punaise apparait à coté de votre nom, auquel cas, chercher votre message dans le casier alphabétique et retirez la punaise.

Ce dispositif parait un peu low-tech mais fonctionne vraiment bien. Idéalement, il est préférable de le placer sur le lieu de passage principal de la convention. Ça évite que les autres panneaux d'affichage soient saturés de messages personnels.

Prévoyez un mur de graffiti

Choisissez un mur et recouvrez le de papier boucherie. Mettez à disposition des feutres et marquez en gros « mur de graffiti » en lettres dégoulinantes. Placez-y quelques plaisanteries et une planche de bande-dessinée. Reculez...

Les gommettes de reconnaissance

C'est un hack amusant que j'ai découvert lors de la Linux Expo 98 que j'ai ensuite importé dans la communauté SF. Les pastilles de reconnaissance signalent vos centres d'intérêt sur votre badge de la convention.

Disposez sur un chevalet ou un bout de mur un grand morceau de papier boucherie. Écrivez en gros « PASTILLES DE RECONNAISSANCE -- FAITES LE VOTRE » en lettres dégoulinantes et placez à proximité un lot de gommettes colorées, des feutres de couleur et des ciseaux.

Agrémentez le de quelques modèles de gommettes de reconnaissance. Par exemple, une pastille rouge avec un « $ » pour les fans du langage Perl, ou une pastille bleue avec un « p » pour les fans de Python. Une gommette jaune avec « MS » recouvert d'un sens-interdit peut signifier « Je déteste Microsoft ! ». Ou bien une pastille verte avec un « ./ » dessus pour les habitués de Slashdot. Ou encore le chiffre deux en chiffre romain (pour le second amendement) sur une pastille bleue pour les geeks détenteurs d'une arme à feu.

Vous souhaitez encourager les participants à créer leurs propres gommettes selon des affinités que vous ne pouvez deviner à l'avance. Vous serez surpris de voir à quel point les participants sont créatifs et drôles si on leur en donne seulement la chance.


Le travail en équipe

J'ai assisté à beaucoup de conventions techniques au cours desquelles le personnel principal finissait déchiqueté en lambeaux à force de courir tout le temps et de lutter sur plusieurs fronts à la fois. Les fans de SF ont trouvé le moyen d'éviter cet écueil à partir d'une organigramme bien ficelé.

Un tel organigramme a plusieurs fonctions. Il définit le périmètre des responsabilités de manière à discerner à qui revient chaque tâche. Il aide à pointer là où il manque du personnel. Et (peut être le plus important), il aide le personnel principal à définir ce qui peut être fait par les bénévoles. Les heures de bénévolat sont bon marché comparées aux heures du personnel principal; vous profiterez des bénévoles au plus haut niveau de la hiérarchie et autant que vous le pourrez (mais pas plus loin).

Dans les conventions de science-fiction, l'organisation est généralement divisée en trois tiers; le comité, le personnel principal et les bénévoles.

Les membres du comité s'intègrent parfois comme président d'une association non lucrative qu'ils ont montée pour l'occasion; ce sont les personnes légalement responsables de la convention. Leur principale tâche est de gérer le personnel principal.

Le personnel principal est composé de volontaires préalablement recrutés par le comité de la convention. Ils ont une responsabilité à plein temps durant la convention.

Les bénévoles (comme établi plus haut) sont des volontaires à mi-temps recrutés par la convention elle-même. Ce sont les fantassins.

Le comité de la convention

Le comité de la convention (concom dans le jargon des fans) gère le personnel principal. Voici quelques unes des fonctions qu'assume le comité de la convention:

Le président de la convention

Le président de la convention a le dernier mot. Le comité de la convention vote de la politique à adopter avant la convention mais durant la convention elle-même, le président tranche. C'est le pompier en chef et le conciliateur.

C'est important que le président n'est pas d'autres rôles que celui-la. Sinon, il risque de stresser et de perdre la face en s'enlisant dans des tâches mineures.

Le vice-président de la convention

Le rôle du vice-président est d'appuyer le président et de se tenir à sa disposition si nécessaire. Ce n'est pas aussi grave qu'il occupe d'autres fonctions mais c'est préférable qu'il s'en tienne à sa seule fonction.

Le chef de la programmation

Cette position dans les conventions techniques porte le nom de « program chair ». Cette personne siège à la tête du département responsable de la conception de la programmation, de l'invitation des intervenants et du calendrier de la convention.

L'impression du feuillet de la convention est parfois sous la responsabilité du département programmation. Ou bien il existe une direction de la publication à un autre niveau.

Le responsable de la programmation ne cumule pas sa fonction avec celle de chef des opérations, de responsable de la liaison hôtellerie ni de responsable des ventes.

Le chef des opérations

Le chef des opérations (ops chief dans le jargon) est à la tête d'un département qui s'occupe du personnel principal durant la convention. L'étendue de son champ d'action implique la gestion des bénévoles, les enregistrements des participants, la sécurité, la signalétique, la suite des invités, l'équipement audio-visuel, et parfois faire tourner (à ne pas confondre avec planifier) la programmation.

Cette personne ne cumule pas sa fonction avec celle de chef de la programmation, de responsable de la liaison hôtellerie ni de responsable des ventes.

La liaison hôtellerie

Cette personne est en charge des relations avec les hôtels de la convention. Ceci comprend la réservation des chambres avant le début de la convention, les problèmes éventuels de réservation ou d'installation qui peuvent survenir pendant.

Cette personne ne cumule pas sa fonction avec celle de chef des opérations, de chef de la programmation ni de responsable des ventes.

Le responsable des ventes

Cette personne est en charge des ventes concernant l'espace de la convention -- achat de cabines de stand avant la convention et tout problème avec les fournisseurs durant la convention.

Le personnel principal

Le personnel principal est réparti en départements dont chacun d'eux est chapeauté par un membre du comité de la convention. Certains départements (responsable de la liaison hôtellerie dans une petite convention) sont composés d'une seule personne. D'autres départements (chef des opérations) nécessitent d'être bien fournis en personnel.

Encore une fois, le personnel principal durant la convention passe plus de temps à gérer les bénévoles qui effectuent les tâches dans les faits. La réserve de bénévoles fournit la main d'oeuvre nécessaire.


Conclusion: le faire avec style

Si votre travail est trop dur, c'est que vous ne travaillez pas intelligemment. Les coutumes que j'ai décrites servent à travailler intelligemment.

Une particularité de nombreux hackers qu'ils partagent avec les fans de science-fiction est un mélange d'asocialité, d'intelligence et de capacité à résoudre les problèmes. Cette déficience sociale peut irriter des participants mais leur intelligence et leur capacité à résoudre des problèmes peut être très productif si vous savez les gérer.

En conséquence, travaillez votre sens du dialogue et de la persuasion -- Et utilisez le pour vous décharger du maximum de tâches sur les bénévoles et les bénévoles recrutés à la volée. N'y pensez pas comme de la paresse, pensez-y comme de la conservation de soi.